Miks Sinu ülesannete nimekiri (To-Do List) tegelikult ei toimi?
Olgem ausad: me kõik oleme teinud pikki ülesannete nimekirju – nii paberile, Excelisse kui ka mõnda uhkesse äppi. Kui Sul on tunne, et nimekiri kasvab kiiremini, kui Sa suudad sealt asju maha kriipsutada, siis Sa pole üksi.
Miks see nii on? Pelgalt ülesannete üleskirjutamine on alles esimene samm. See on nagu ostunimekirja tegemine – Sa tead, mida vajad, aga Sa pole veel poodi läinud ega ostnud.
Ülesannete listid üksi ei tööta, sest me ei planeeri nende tegevusteks endale aega.
Mida siis teha?
- Puhasta aju ja organiseeri info.
Esimene eeldus ajajuhtimise edukusele on nn. “aju puhastamine” – ehk kõik ideed, mõtted, kohustused ja plaanid tuleb viia ühest kohast (peast) teise (listi).Kuid listist ei ole kasu, kui me ei tea, millega alustada. Selleks vajame prioriteete. - Sea prioriteedid – erista oluline kiireloomulisusest.
Enamus inimesi alustab alati kõige kiireloomulisemast asjast (nt. kõlisev e-kiri) ja tunneb õhtul, et polegi midagi olulist ära teinud.
Pane ülesanded olulisuse järjekorras enda jaoks paika. - Pane ülesanded kalendrisse ja määra nende tegemiseks kuluv aeg.
Puhas list ja teadmine, mis on oluline, ei aita, kui me ei pane tegevusele kalendris konkreetset aega. Konkreetse aja kalendrisse kirja panemine aitab vähendada ülesande edasilükkamist, sest sa oled paika pannud selge plaani. - Hakka tegutsema ja püsi fookuses.
Kõige raskem osa on alustamine. Selles osas võivad olla abiks järgmised printsiibid:- Tegevuse käivitaja: Kui on raske alustada, pane taimer 5-10 minutiks. See on piisavalt lühike aeg, et lükata vastupanu ümber, aga piisav, et tekitada sisse hoog.
- Pomodoro tehnika: Lühikesed, intensiivsed töötsüklid (nt. 25 minutit tööd + 5 minutit pausi) aitavad hoida fookust ja võidelda segajatega.
Sinu teekond parema ajajuhtimiseni ei nõua kohest täiuslikkust, vaid järjepidevaid väikeseid samme. Alusta sellest ühest asjast – olgu selleks siis 15-minutiline taimer või oma listi puhastamine kord nädalas.